Creating a Quality Management Culture: Focusing on Values and Leadership

Publicerad:2013-02-15

Syftet med Pernilla Ingelssons avhandling har varit att undersöka hur en stark organisationskultur kan skapas och att bidra med kunskap om hur man kan skapa och mäta en kvalitetsledningskultur.

Författare

Pernilla Ingelsson

Handledare

Professor Håkan Wiklund, Mittuniversitetet, Fil. dr Ingela Bäckström, Mittuniversitetet

Opponent

Professor Stefan Lagrosen, Linnéuniversitetet

Disputerat vid

Mittuniversitetet

Disputationsdag

2013-02-14

Titel (eng)

Creating a Quality Management Culture: Focusing on Values and Leadership

Institution

Institutionen för teknik och hållbar utveckling

Abstrakt

Framgångsrikt tillämpade kan kvalitetsledningsinitiativ (QM initiativ) som TQM och Lean förbättra organisationers förmåga att möta och överträffa kundernas likväl som medarbetarnas och andra intressenters förväntningar. Det finns dock QM initiativ som misslyckas och en av anledningarna är oförmågan att skapa en stödjande kultur. En kultur som vilar på ett antal värderingar med syfte att förbättra kvaliteten och därmed kundtillfredsställelsen. Även om detta är känt av både praktiker och forskare så finns det inte mycket skrivet om hur man uppnår denna kultur i praktiken. Dessutom finns få utvecklade metoder och verktyg som syftar direkt till att skapa en QM kultur. Förutom detta så är de flesta mätningar som används för att följa organisationers utveckling främst av det hårda slaget, dvs. finansiella eller processorienterade mätningar t.ex. ledtidsreducering och rörelsekapital. Syftet med den här avhandlingen har varit att ”undersöka hur en stark organisationskultur kan skapas och att bidra med kunskap om hur man kan skapa och mäta en kvalitetsledningskultur”. För att uppfylla detta syfte har ett antal fallstudier genomförts och en enkät har utvecklats för att mäta förekomsten och betydelsen av ett antal QM värderingar. Den forskning som presenteras avhandlingen stärker det faktum att kulturen är en viktig faktor att ta hänsyn till vid tillämpningen av QM initiativ. Det finns ett behov av ett strukturerat arbetssätt för att påverka kulturen samt att utveckla en strategi för hur kulturen i organisationen ska kunna skapas. I kombination med detta så finns även att behov av metoder och verktyg som syftar direkt till att stärka QM kulturen. Forskningen visar också att sambandet mellan organisationskultur, värderingar och beteenden måste tas i beaktning när man arbetar för att skapa en stark kultur. De flesta metoder och verktyg som påträffats i fallstudierna syftar direkt till att stärka ”rätt” beteenden i organisationen, och därigenom förstärka de underliggande värderingarna. Även ledarskapet är viktigt när det gäller att skapa eller stärka kulturen. Chefer är nyckelaktörer och måste agera som förebilder och själva uppvisa önskade beteenden. Hur organisationer arbetar med urval, dvs. rekrytering och befordran, baserat på beteenden snarare än dokumenterade meriter är en metod som påträffats i forskningen. En annan metod funnen är ”storytelling” som kan användas för att återberätta historier från organisationen som visar på beteenden som stärker önskade värderingar. En slutstats som dras är att det finns ett behov av att mäta de ”mjukare” sidorna av QM. Utgångsläget vad gäller den befintliga kulturen när man ska tillämpar QM initiativ bör mätas för att komplettera de ”hårdare” mätetalen. Forskningen som presenteras i avhandlingen visar att den enkät som utvecklats skulle kunna användas som ett verktyg för att göra dessa mätningar. Antingen för att mäta utgångsläget innan man börjar tillämpa Lean eller TQM eller som ett sätt att kontinuerligt följa upp och behålla fokuset på värderingar och kulturen i en organisation. Om kulturen som råder i en organisation inte stödjer QM värderingar kan det vara svårt att få de beteenden från chefer och medarbetare som krävs för att förbättra kvaliteten och därmed kundnöjdheten.

Creating a Quality Management Culture: Focusing on Values and Leadership

When applied successfully, the QM initiatives TQM and Lean enhance an organization´s ability to meet and exceed the expectations of the customers as well as co-workers and other stakeholders. There are however also QM initiatives that fail and one reason for this is the organization’s inability to create a supportive culture, a culture that rests on a number of values which aim at improving the quality and thereby customer satisfaction. Even though this is known by both practitioners and researchers, little has been written on how to achieve a QM culture in practice and there are not many methodologies and tools designed directly with purpose of creating this culture. In addition, the measurements used for monitoring organizational success focus mainly on ‘hard’ process or financial measures such as lead-time reduction and operating income. The purpose of this thesis has been to ‘examine how a strong organizational culture can be created and to contribute with knowledge about how to create and measure a QM culture’. To fulfill this purpose, a number of case studies have been carried out and a questionnaire has been developed in order to measure the presence and importance of a number of QM values. The research presented in this thesis reinforces the fact that culture is an important factor to take into account when applying QM initiatives. A structured way of working with culture and the development of a strategy on how the culture in the organization will be changed is needed. This in combination with methodologies and tools aiming directly at enhancing a QM culture. The research also shows that the relationship between organizational culture, values and behaviors needs to be considered when working to create a strong QM culture. Most of the methodologies and tools found in the case studies aim directly at reinforcing the ‘right’ behaviors in the organization, hence enhancing the underlying values. For instance, the way an organization works with selection, e.g. recruitment and promotion, based on behaviors rather than documented merits is one methodology found in the research. The leadership was found to be important when it came to building or strengthening the culture. Managers are considered key players and need to act as role models, displaying the desired behaviors themselves. The managers need to be present among their co-workers and aware of how their own actions affect the possibility to build a strong QM culture. Another conclusion drawn is the need to measure the ‘softer’ side of QM. One starting point when applying a QM initiative should be the assessment of the existing culture in the organization as a complement to the ‘harder’ measures. The research presented in this thesis suggests that the questionnaire that has been developed could be an appropriate tool for this purpose. If the existing culture in an organization does not support the values within QM, the behaviors of managers and co-workers that are needed to improve quality and thereby customer satisfaction could be hard to achieve.